Verilen Hizmet Faturaları
Müşterilerinize verdiğiniz hizmetlerin de, tıpkı sattığınız ürünler gibi faturalandırılması zorunludur. Hesapcini kolay ön muhasebe programı, hem ürün hem de hizmet faturası oluşturmanın en kolay hâlidir. Hesapcini hesabınızdan hızlı bir şekilde verilen hizmet faturaları oluşturmak isterseniz, ilk olarak güncel durum sayfanızın sol tarafında yer alan “Satışlar (Gelirler)” sekmesine tıklayın. Karşınıza aşağıdaki gibi bir pencere açılacaktır.
“Satışlar(Gelirler)” sekmesine tıkladığınızda çıkan açılır menüden, “Verilen Hizmet Faturaları” sekmesine tıklayın. Karşınıza aşağıdaki gibi bir pencere gelecektir.
Açılan bu pencerede, oluşturduğunuz bütün verilen hizmet faturalarının listesi yer alacaktır. Listede yer alan bir faturanın, metin kutusunun kenarında bulunan üç simgeye tıklandığında farklı işlemleri barındıran bir açılır menü açılacaktır.
Karşınıza çıkan bu açılır menüden faturanızı silme, düzenleme, kopyalama ve diğer işlemleri yapabilirsiniz. Tüm bunların yanı sıra “Tahsilat Yap” seçeneğine tıkladığınızda faturanızı tahsil edebilirsiniz. Buradan peşin ya da taksitli bir ödeme alabilir ve anında sisteme kaydedebilirsiniz.
Yeni bir hizmet faturası oluşturmak istediğinizde ise, sağ üst köşede bulunan “Verilen Hizmet Faturası Oluştur” sekmesine tıklayınız.
Verilen hizmet faturaları ekranı, genellikle 3 ana bölümden oluşur. İlk bölüm olan fiş başlığı, fişin üst kısmını oluşturur ve bu alanda fiş hakkında genel bilgiler yer alır.
Hizmet faturalarındaki fiş başlığında yer alan terimler ve kullanım amaçları şu şekildedir:
Cari Kodu/Unvanı: Keseceğini hizmet faturasının kime ait olduğunu seçtiğiniz bölümdür. Bu alana tıkladığınızda, işlem yapacağınız kutucuğun yanında bulunan büyüteç simgesine tıklayın. Karşınıza, sisteminizde yer alan carilerinizin listesi gelecektir. İşlem yapacağınız cariye ait kodu ya da unvanını seçiniz. Sistemde olmayan bir cariyi eklemek istediğinizde, büyüteç simgesine tıkladığınızda açılan pencerede “ Yeni Ekle” butonuna tıklayarak cari bilgisi girişini yapabilirsiniz.
Proje: Proje bazlı çalışan firmaların, çalıştıkları herhangi bir proje kapsamında yaptıkları hareketler görüntüleyebilmek için belirledikleri koddur. Böylelikle proje takibi kapsamında, sistem içerisinde düzenlenen fatura, çek, senet ve diğer işlemlerin hangi projeye dâhilinde olduğunu görüntülemek mümkün olacaktır. Bu sayede gelir gider akışınızdaki kaynakları çok daha net bir şekilde görüntüleyebilir ve raporlarınızı daha ayrıntılı bir şekilde görüntüleyebilirsiniz.
Para Birimi: Verdiğiniz hizmete için yapılacak ödemenin, hangi döviz türü ile işlem göreceğini seçebileceğiniz alandır. Burada yer alan farklı döviz türlerini, “Firma Parametreleri” üzerinden değiştirebilirsiniz.
Kategori Kodu: Bu kod, firmaların kendilerine ait bazı kriterlere göre gruplandırma yapması için kullanılır.
Fatura Numarası: Fatura numarası, oluşturduğunuz hizmet faturasının sistem içerisinde çok daha kolay bir şekilde bulunabilmesini sağlar. Sistem üzerinden otomatik olarak belirlenen fatura numarasını değiştirmek isterseniz, “Fatura Numarası” kutucuğunun yanında bulunan düzeltme kalemi (“
“) simgesine tıklayarak değiştirebilirsiniz.
Belge No: Fatura koçanının üzerinde yer alan belge numarasını gireceğiniz alandır.
Tarih/Saat: Faturayı oluşturduğunuz tarih ve saattir.
Verilen hizmet faturası ekranında, ikinci bölüm olarak da adlandırılan fiş satırı bulunmaktadır.
Bu alanda yer alan bazı terimler ve kullanım amaçları şu şekildedir:
Tip: Satışı yapılan ürünün çeşidinin belirlendiği alandır. Sistem tarafından otomatik olarak “Hizmet” seçilir fakat dilerseniz, bu alana tıklayarak “İndirim” seçeneğini de kullanabilirsiniz.
Ürünün Adı: Sistemde yer alan hizmetler arasından, sunacağınız hizmeti seçeceğiniz alandır. “Malzeme Adı” kutucuğunun yanında bulunan büyüteç işaretine tıkladığınızda, karşınıza sistemde var olan hizmetlerinizin listesi gelecektir. Bu liste içerisinden işlem yapacağınız hizmeti seçebilirsiniz.
Miktar: Seçeceğiniz hizmetin, birim çeşidine göre verilen hizmet toplamıdır. Örnek verecek olursak; bir temizlik hizmeti verdiğinizi farz edelim. Herhangi bir firma ya da kişiye 5 saat temizlik hizmeti verdiğinizde, bu hizmetin faturadaki miktar karşılığı “5” olacaktır.
Birim: Sunduğunuz hizmeti hangi birimden satışa çıkarmak istiyorsanız, o birimi seçerek işleminize devam edebilirsiniz. Yukarıda bahsedilen temizlik hizmeti örneğinde, bu hizmetin faturadaki birim karşılığı “saat” olacaktır.
Birim Fiyatı: Sisteme ürün ve hizmet eklerken, her bir hizmetin birimi ve bu birimlere özel fiyatlandırma bilgileri de eklenmektedir. Fatura oluştururken, sistemde var olan hizmeti seçtiğinizde Birim Fiyatı da otomatik olarak tanımlanacaktır. Dilerseniz fatura oluşturma ekranından bu fiyatı değiştirebilirsiniz. Örneğin; temizlik hizmeti verdiğinizde, ana birim setinizi saat olarak farz edelim. 1 saatlik temizlik hizmetinin bedeli ise 30 TL olsun. Verilen hizmet faturası oluşturduğunuzda, birim bedeli olarak 30 TL yazılacaktır.
KDV: Verdiğiniz hizmet işleminde uygulanacak olan KDV oranıdır.
KDV D/H: Verdiğiniz hizmetin karşılığı olan birim fiyatına, KDV oranının dâhil olup olmadığını tercih edeceğiniz alandır.
İndirim %: Vermiş olduğunuz hizmetin satış fiyatına yapacağınız indirim yüzdesidir. Bu indirim, faturada yer alan fiş altı indirimi ile karıştırılmamalıdır. Fiş satırında çok sayıda hizmetin girdisi yapılabilir. Fakat bu hizmetlerden birkaç tanesine ya da hepsine farklı miktarlarda indirim yapılması hâlinde bu sekme kullanılır.
Tutar: Hizmetin KDV oranı ve indirimleri uygulanmadan hesaplanan toplam tutarıdır.
Satır Açıklaması: Vermiş olduğunuz hizmet hakkında satır bilgileri ile alakalı yapmak istediğiniz açıklamayı yazabileceğiniz alandır.
Verilen hizmet faturasının üçüncü kısmı olan fiş toplam bilgisi alanı, fişin en alt kısmını oluşturur.
Bu alanda yer alan bazı terimler ve bu terimlerin kullanım amaçları şu şekildedir:
Fatura Açıklama: Bu alana, satış faturanız ve verdiğiniz hizmet ile alakalı yazmak istediğiniz her bilgiyi yazabilirsiniz.
Kayıtlı Kampanyaları Uygula: Sistemde yer alan “Kampanyalar” menüsü içerisinde tanımladığınız kampanyalar arasından, satışını yaptığınız hizmete uygun olan kampanyayı bu alandan seçebilirsiniz. (Örneğin; şehirlerarası taşımacılık hizmeti alana, eşya paketleme hizmetinde indirim uygulama kampanyası gibi)
Genel İskonto Ekle butonuna tıkladığınızda, karşınıza fiş altı indirim yüzdesi ve fiş altı indirim tutarı bilgilerini girebileceğiniz kutucuklar açılacaktır.
Fiş Altı İndirim Yüzdesi: Fatura üzerinde yer alan bütün hizmetlerinizin brüt toplamına uygulanacak olan indirim yüzdesidir.
Fiş Altı İndirim Tutarı: Fatura üzerinde yer alan bütün hizmetlerinizin brüt toplamına uygulanacak olan indirim tutarıdır.
Brüt Toplam: Vermiş olduğunuz hizmetler üzerinde, indirim ve KDV oranı gibi işlemlerin yapılmadan hesaplanan ödeme tutarıdır.
Toplam İndirim: Verdiğiniz hizmetlere uygulanan toplam indirim tutarıdır.
Ara Toplam: Brüt toplam tutarı üzerinden, hizmete uygulanan indirim tutarının düşülmesi ile elde edilen toplam tutardır.
KDV Toplam: Ara toplam tutarına uygulanan KDV oranına karşılık gelen tutardır.
Net Toplam: Vermiş olduğunuz hizmete uygulanan indirim ve KDV oranı gibi işlemler sonrasında hesaplanan toplam tutardır.
Verilen hizmet faturası üzerinde yer alan bilgilerin eksiksiz bir şekilde doldurulmasının ardından “Kaydet” butonuna basarak faturanızı kaydedebilirsiniz.
