Alış Siparişleri
Alış Siparişi Ekleme
Alış siparişleri; firmanızda ihtiyaç duyulan bir malın ya da hizmetin temini için, tedarikçinize verdiğiniz siparişlerdir. Hesapcini ön muhasebe programı kapsamında tedarikçinize verdiğiniz ürünlerinizin siparişlerini oluşturmak ve sisteminize kaydetmek için ilk olarak güncel durum sayfanızın sol tarafında yer alan “Sipariş” sekmesine tıklayın.
“Sipariş” sekmesine tıkladığınızda karşınıza çıkan açılır menüden, “Alış Siparişleri” sekmesine tıklayın. Karşınıza aşağıdaki gibi pencere açılacaktır.
Bu pencerede, tedarikçilerinize verdiğiniz siparişlerin yer aldığı liste yer almaktadır. Sistemde yer alan siparişler ile ilgili yapacağınız sevk işlemlerine dair onay bilgilerini de yine bu ekrandan yapabilirsiniz.
Sipariş ile ilgili “Onay Bilgisi” girebilmek için ise, sipariş bilgi satırının en sağında yer alan üç noktaya tıklayınız.
Düzenleme simgesine tıklandığında karşınıza çıkan açılır menüden, “Onay Bilgisi” sekmesine tıklayarak siparişiniz ile ilgili güncel onay bilgisini sisteme girebilirsiniz. Bu sekmeye tıkladığınızda karşınıza otomatik bir açılır menü gelecektir.
Sisteme siparişi girdikten sonra herhangi bir sevk olmaması durumunda, ilgili sipariş sistemde otomatik olarak “Öneri (Ö)” şeklinde kaydedilmektedir. Öneri şeklinde kaydedilen siparişler ile ilgili sistemde fatura ya da irsaliye oluşturulmaz.
Siparişi verilen ürünlerin stokta olmaması ya da başka bir sebepten dolayı sevk edilememesi durumunda, “Sevk Edilemez (X)” seçeneğine tıklayınız.
Siparişini verdiğiniz ürünlerin, tedarikçinizin deposunda mevcut ve sevk edilebilir durumda olması hâlinde ise, “Sevk Edilebilir” seçeneğine tıklayınız.
Sevk edilebilir durumda olan siparişlerde, sipariş bilgi satırının sol kısmında herhangi bir harf kodu bulunmaz.
Siparişini verdiğiniz ürünlerin sevk edilmesi durumunda, yine sipariş bilgi satırında yer alan üç noktaya tıklayın.
Karşınıza çıkan açılır menüden “Sevk Et” sekmesine tıklayın.
“Sevk Et” butonuna tıkladığınızda karşınıza çıkan açılır menüde, ürünlerin hangi fatura ve irsaliye tipi ile sevk edildiği bilgisini girebileceğiniz seçenekler yer almaktadır. Bu sekmelere tıkladığınızda, sistem tarafından otomatik olarak sipariş doğrultusunda gelen ürünlerin fatura yada irsaliyesini hızlı bir şekilde sisteme kayıt edebilirsiniz.
NOT
Konsinye Mal: Bir ürünün mülkiyet hakkının başka bir firmada, satış hakkının başka bir firmada olması durumunda o ürünlere konsinye mal adı verilir. Ürünün gerçek satışını yapılana kadar, ürüne ait muhasebe işlemleri mülkiyet hakkı olan firma tarafından yapılır. Konsinye mallar, parçalı olarak faturalanır. Konsinye malların satışı ve faturalandırılması esnasında, tedarikçi ve müşteri arasında sözleşme imzalanması gerekmektedir. Bu sebeple de, sevk edilen ürünler eğer konsinye mal ise, bu ürünlerin irsaliyesi sistemde “ Konsinye Çıkış İrsaliyesi” olarak düzenlenmelidir.
Hesapcini kolay ön muhasebe hesabınıza, yeni bir alış siparişini kaydetmek istediğinizde, “Alış Siparişi Ekle” butonuna tıklayınız.
Alış siparişleri ekranı; fiş başlığı, fiş satırı ve fiş geneli olmak üzere üç ana başlıkta toplanmaktadır.
Cari Kodu/Unvanı: Siparişi verdiğiniz cariye ait kod ve unvan bilgisidir. Bu alana manuel olarak bilgi girişi yapabileceğiniz gibi, büyüteç simgesine tıklayarak cari listeniz içerisinden ilgili cariyi seçerek işleminize devam edebilirsiniz.
Proje: Proje bazlı çalışan firmaların, çalıştıkları herhangi bir proje kapsamında yaptıkları hareketler görüntüleyebilmek için belirledikleri koddur. Böylelikle proje takibi kapsamında, sistem içerisinde düzenlenen fatura, çek, senet ve diğer işlemlerin hangi projeye dâhilinde olduğunu görüntülemek mümkün olacaktır. Bu sayede gelir gider akışınızdaki kaynakları çok daha net bir şekilde görüntüleyebilir ve raporlarınızı daha ayrıntılı bir şekilde görüntüleyebilirsiniz. Manuel olarak bilgi girişi yapabildiğiniz gibi, büyüteç simgesine tıklayarak sistemde kayıtlı olan proje kodları içerisinden ilgili olan kodu seçerek işleminize devam edebilirsiniz.
Para Birimi: Ürünün hangi döviz türü ile işlem göreceğini seçebileceğiniz alandır. Burada yer alan farklı döviz türlerini, “Firma Parametreleri” üzerinden değiştirebilirsiniz.
Kategori: Firmanın, kendi özel kriterlerine göre alış siparişleri üzerinde uygulayabileceği gruplandırma kodudur. Manuel olarak bilgi girişi yapabildiğiniz gibi, büyüteç simgesine tıklayarak sistemde kayıtlı olan kategori kodları içerisinden ilgili olan kodu seçerek işleminize devam edebilirsiniz.
Ambar: Sipariş verdiğiniz ürünü teslim almanız durumunda, hangi depo yada ambarda işlem göreceğini belirtir.
Sipariş No: Oluşturulan siparişin sistem içerisine kaydedilmesinde kullanılan numaradır.
Belge No: Yapılan işleme ait belge numarasıdır.
Tarih: İşlemin yapıldığı tarih ve saati gösterir.
Fiş Satırı; işlem gören malzeme ya da hizmete ait bilgilerin(birim, fiyat, miktar, tutar, indirim vs.) yer aldığı alandır. Fiş satırı üzerinde yer alan terimlerin anlamları ve kullanım şekilleri ise şu şekildedir:
Ürün Adı: Siparişini verdiğiniz ürün ya da hizmetlerin adının girileceği alandır. Manuel olarak bilgi girişi yapabildiğiniz gibi, büyüteç simgesine tıklayarak sistemde kayıtlı olan malzemeler içerisinden ilgili olan malzemeyi seçerek işleminize devam edebilirsiniz.
Birim: Ürünü hangi birimden(Adet, Kg, Gram, Paket vb.) sipariş ettiğinizi belirten alandır.
Miktar: İlgili ürünün, kaç birim gönderileceğinin belirtildiği alandır. (100 Kg, 150 adet gibi)
Bekleyen Miktar: Tedarikçinize verdiğiniz siparişten, teslim edilmeyen ürün miktarıdır. (100 adet siparişten, 50 tanesinin teslim edilmemesi durumunda bekleyen miktar 50 olarak girilmelidir.)
Birim Fiyat: Talep edilen ürünün, birim başına belirlenen fiyatıdır.
Döviz Fiyatı: Ürünün, tercih edilen döviz türünün işlem gördüğü tarihteki güncel kur bilgisine denk gelen birim fiyat karşılığıdır.
İndirim %: Siparişini verdiğiniz ürünü, satırda hesaplanan tutarına uygulanan indirim yüzdesidir. Bu indirim, faturada yer alan fiş altı indirimi ile karıştırılmamalıdır. Fiş satırında çok sayıda ürünün girdisi yapılabilir. Fakat bu ürünlerden birkaç tanesine ya da hepsine farklı miktarlarda indirim yapılması hâlinde fiş satırı indirim yüzdesi kullanılır.
KDV D/H: Siparişini verdiğiniz ürünün birim satış fiyatına, KDV oranının dâhil olup olmadığının belirtildiği alandır. Fiş üzerinde yer alan bütün ürünler için ayrı ayrı KDV bilgisi girilmelidir.
KDV: Sistem içerisine ürün ve hizmet eklerken belirlenen KDV yüzdesidir ve ekrana otomatik olarak gelir. Belirlenen bu KDV yüzdesini, sipariş bilgisi girerken değiştirebilirsiniz.
Net Tutar: Satırda bulunan bilgilere göre sistem tarafından otomatik olarak hesaplanan, ürünün sipariş tutarıdır.
Tutar: İşlem gören ürüne, KDV ve indirim tutarlarının eklenmeden hesaplandığı tutardır.
Döviz Tutar: Hesaplanan tutarın, tercih edilen döviz türünün işlem gördüğü tarihteki güncel kur bilgisine denk gelen fiyat karşılığıdır.
Ambar: Teslim alınan ürünlerin, hangi ambarda işlem göreceğinin belirtildiği alandır.
Statü: Bu sekmede yer alan metin kutusundaki ok işaretine tıkladığınızda, karşınıza “Kapandı” ve “Bekliyor” seçenekleri gelecektir. Talep edilen sipariş miktarının tamamının gönderilmesi durumunda “Kapandı” seçeneği işaretlenmelidir. Verdiğiniz siparişte, tedarikçinin stok durumuna göre ürünü eksik gönderip, kalanının daha sonra göndermesi durumunda yani parçalı siparişlerde ise “Bekliyor” seçeneği kullanılabilir.
Teslimat Kodu: Siparişi verdiğiniz ürünlerin teslimatına ait olan koddur.
Teslimat Tarihi: Siparişini verdiğiniz ürünlerin teslim tarihidir.
Satır Açıklaması: Ürün hakkında, satır bilgileri ile ilgili yapılacak olan açıklamaların kaydedileceği alandır.
Detay Kategori Kodu: Fiş genelinde yer alan kategori kodu, fiş geneline uygulanır. Satırda yer alan detay kategori kodu ise, fiş satırındaki hareketleri gruplandırmak amacı ile kullanılır.
Proje Kodu: Satırda yer alan ürünün, hangi proje ile ilişkili olduğunu belirtebileceğiniz alandır. Fiş başlığında yer alan proje kodu, fişin tamamını ilgilendirirken; satırda yer alan proje kodu ürün bazlıdır.
Fiş Geneli; fiş satırında yer alan ürün ve bu ürün ile ilgili yapılan bütün işlemler (KDV, indirim vs.) sonrasında elde edilen genel tutarların yer aldığı alandır. Fiş genelinde yer alan terimlerin anlamları ve kullanım şekilleri şu şekildedir;
NOT: Tedarikçinize verdiğiniz sipariş ile ilgili fiş ekranında yer alan bilgilerin dışında eklemek istenilen her türlü bilgi ve açıklamanın yazılacağı alandır.
Genel İskonto Ekle butonuna tıkladığınızda, karşınıza fiş altı indirim yüzdesi ve fiş altı indirim tutarı bilgilerini girebileceğiniz kutucuklar açılacaktır.
Fiş Altı İndirim Yüzdesi: Fiş üzerinde yer alan bütün ürünlerin brüt toplamına uygulanacak olan indirim yüzdesidir.
Fiş Altı İndirim Tutarı: Fiş üzerinde yer alan bütün ürünlerin brüt toplamına uygulanacak olan indirim tutarıdır.
Brüt Toplam: Siparişi verilen ürünler üzerine, indirim ve KDV oranı gibi işlemlerin yapılmadan hesaplandığı ödeme tutarıdır.
Toplam İndirim: Tedarikçinizden talep ettiğiniz ürünlere uygulanan indirimlerin toplam tutarıdır.
Ara Toplam: Brüt toplamı üzerinden, ürüne uygulanan indirim tutarının hesaplanması ile elde edilen toplam ödeme miktarıdır.
KDV Toplam: Ara toplam fiyatına uygulanan KDV oranına karşılık gelen tutardır.
Net Toplam: Fiş üzerinde yer alan ürünlere uygulanan indirim ve KDV oranı gibi işlemler sonrasında, firmanız tarafından tedarikçinize ödemeniz gereken miktardır.
Alış siparişleri ekranında yer alan bilgilerin eksiksiz bir şekilde doldurulmasının ardından “Kaydet” butonuna basarak faturanızı kaydedebilirsiniz.
