e-Defter Nedir?
Bu yazımızda, işletmelerin tutmakla yükümlü olduğu defterlerin elektronik ortama taşınmasını ifade eden e-defteri kaleme aldık. Bu konuda gerekli tüm bilgileri yazımızda bulabilirsiniz. Keyifli okumalar dileriz..
Her işletmenin kanunen tutmak ile yükümlü olduğu bazı resmi defterler bulunmaktadır. Teknolojinin gelişmesi ve var olan bu zorunluluk birleştirilmiş ve e-defter uygulaması hayata geçirilmiştir. e-Defter, işletmelerin tutmakla yükümlü olduğu defterlerin elektronik ortamda tutması, bastırılmadan kaydedilmesi, güvenilirliğinin garanti altına alınması ve gerekli duyulması hâlinde ibraz etmesi için hazırlanmış olan bir uygulamadır. Yevmiye defteri ve defter-i kebir, belirli format ve standartlar çerçevesinde elektronik ortamda hazırlanabilmektedir. 19.10.2019 tarihinde Resmi Gazete’de yayımlanan Genel Tebliğ kapsamında, e-deftere ait tüm bilgiler ayrıntılı bir şekilde belirtilmiştir.
e-Defter Kullanmanın Avantajları
e-Defter, kolay ve sistematik bir kullanıma sahip olmasının yanı sıra aşağıdaki avantajları da beraberinde getirmektedir;
- Tüm dosyalar, diğer tüm elektronik belgelerde olduğu gibi e-defterde de güvenli bir şekilde muhafaza edilebilmektedir.
- Elektronik defterin, kağıt defterlerde olduğu gibi bastırmaya ya da notere onaylatmaya gerek yoktur.
- Tüm dosyalar elektronik ortamda saklandığı için arşivleme maliyeti ve zahmeti ortadan kalkmaktadır.
- Gerekli olması durumunda yapılan tüm denetimlerin elektronik ortamda daha hızlı ve rahat bir şekilde yapılmasına olanak tanımaktadır.
Kimler e-Defter Tutmak Zorundadır?
19.10.2019 tarihinde Resmi Gazete’de yayımlanan Genel Tebliğ ile birlikte elektronik belgelerle ilgili yapılan tüm değişiklikler ayrıntılı bir şekilde ifade edilmiştir. Bu kapsamda, e-defter tutması zorunlu tutulan mükellefler şu şekilde belirtilmiştir;
- e-Fatura uygulamasına dâhil olan tüm mükellefler
- Bağımsız denetime tabi olan şirketler
- 2018 hesap döneminde brüt satış hasılatı 10 milyon TL ve üzerinde olan tüm mükellefler
Yukarıda ifade edilen mükelleflerin, 1 Ocak 2020 tarihinden itibaren e-deftere geçiş yapmaları zorunlu tutulmuştur.
e-Defter Standardı Nedir? e-Defter İş Akışı Nasıldır?
İşletme defterlerinin elektronik ortamda güvenilir ve kolay bir şekilde tutulabilmesi için, uluslararası kullanıma sahip olan XBRL eXtensible Business Reporting Language ile XML formatı kullanılmaktadır. Tüm defter ve berat işlemleri XML UTF-8 dil kodları ile hazırlanmaktadır.
- Yevmiye defterinin boyutunun aşmamasına bakılır ve daha sonra imzalanır.
- Yevmiye defterinin şeması ve şematronunun kontrolü yapılır.
- Yevmiye defterine ait berat oluşturulur, kontrol edilir ve imzalanır.
- Yevmiye defterinin beratı sıkıştırılır.
- Tamamlanan ve kontrol edilen tüm dosyalar Gelir İdaresi Başkanlığı’na ait web sitesine yüklenir.
Yukarıdaki maddelerden herhangi birinin hatalı ya da eksik olması, e-defterin hazırlanmaması anlamına gelir. Aylık olarak teslim edilmesi gereken tüm e-defterlerin, berat dosyalarını takip eden 3. Ayın sonunda muhakkak e-defter uygulamasına yüklenmelidir. Aylık olarak sunulan defterler, yalnızca o ayın bilgilerini kapsarken bir önceki aylara ait bilgileri kapsamaz.
e-Defter kullanmaya başlayan işletmeler, geçiş yaptıkları günden itibaren defterlerini bir daha kağıt ortamında hazırlayamazlar. Geçiş yapıldıktan sonra eski defterlerine kapanış tasdiki uygulanmaktadır.
e-Defter Uygulamasına Nasıl Geçilir?
e-Deftere uygulamasına geçiş yapmak için yalnızca elektronik ortamdaki başvurular kabul edilmektedir. tüm elektronik belgelerde olduğu gibi ilk olarak mali mühür teminin yapılması şarttır. Kullanıcı zaten bir mali mühre sahipse; elektronik defterin tutulması, kaydedilmesi, muhafaza edilmesi ve ibraz edilmesi için uyumluluk onayına sahip bir yazılımın kullanılması gerekmektedir.
Mali mühre sahip olmayan mükelleflerin ise, bu gibi elektronik belgeleri kullanabilmek için kendi durumlarına uygun olan elektronik sertifikalarını almaları gerekmektedir. e-Defter kullanımında herhangi bir kesinti ya da sistemde arıza yaşanması sebebi ile beratların Başkanlık tarafından onaylanmaması durumunda; gerçek kişiler için elektronik imza ya da mali mühür; tüzel kişiler, kamu kurum ve kuruluşlar ile tüzel kişiliği olmayan ortaklıklarda ise mali mühür ile zaman damgalı olarak imzalanır ve onaylanır. Zaman damgası da TÜBİTAK-BİLGEM Kamu Sertifikasyon Merkezi aracılığı ile temin edilmektedir.
