Müşteri ve Tedarikçi Ekleme
Müşteri ve Tedarikçi Ekleme
Hesapcini ön muhasebe programı, sizlere müşteri ve tedarikçilerinizi tek bir sayfa üzerinden görüntüleyebilme imkânı da sunuyor. Tedarikçi ve müşterileriniz ile ilgili en detaylı bilgileri girebilir ve böylelikle yapmak istediğiniz işlemleri kısa sürede tamamlayabilirsiniz. Müşteri ve tedarikçi eklemek için, hesabınıza giriş yaptığınızda karşınıza gelen ana sayfanın sol bölümünde yer alan “Müşteri ve Tedarikçi” sekmesine tıklayın.
2- Müşteri ve Tedarikçi sekmesine tıkladıktan sonra, aşağıda yer alan görseldeki gibi müşteri ve tedarikçilerinizin listesinin yer aldığı bir pencere açılacaktır.
Bu sayfa, girdiğiniz bütün tedarikçi ve müşterilerinizin yer aldığı listeyi gösteren sayfadır.
Hazırda bir şablonunuz varsa ya da sistemde yer alan şablonu bilgisayarınıza indirmek isterseniz, “ İçe/Dışa Aktar”,
Müşteri ve tedarikçi listenizde yer alan birini silmek istediğinizde “ Sil”,
Listenizde yer alan cariniz ile ilgili bir değişiklik ya da düzenleme yapmak isterseniz “ Düzenle”,
Yeni bir müşteri ya da tedarikçi eklemek istediğinizde ise, “Müşteri/Tedarikçi Ekle” butonuna tıklayabilirsiniz
3- “Müşteri/Tedarikçi Ekle” butonuna tıkladığınızda, karşınıza aşağıdaki gibi bir pencere açılacaktır.
Açılan bu pencerede, müşteri veya tedarikçi bilgisini detaylı bir şekilde girebilirsiniz.
Müşteri/Tedarikçi Unvanı: Müşteri ya da tedarikçinizin bireysel ya da kurumsal olmasına göre değişkenlik gösterebilir. Bir firma girişi yapacaksanız, bu alana firmanın adını yazabilirsiniz. Bireysel bir cari girecekseniz de, kişinin Ad ve Soyadı bilgilerini yazmanız yeterlidir.
Kodu: Bu alan, sistem tarafından otomatik olarak tanımlanır. Carilerinizi bu kod ile hızlı bir şekilde aratabilirsiniz. Dilerseniz bu kodu, ilgili kutucukta bulunan “
” simgesine tıklayarak düzenleyebilirsiniz. Bu simgeye tıkladığınızda karşınıza aşağıdaki gibi bir pencere açılacaktır.
Bu pencerede yer alan;
Ön Ek: Müşteri veya tedarikçinize tanımlayabileceğiniz, bir ön bilgi ekidir. Bu sayede listede aratırken ya da kategorilendirirken çok daha kolay bir işlem yapabilirsiniz.
Numara: Yine carinize atayacağınız dilediğiniz bir cari numarasıdır.
Başlangıç Numarası Yap: Bu özelliği aktif ettiğinizde, bir sonraki kayıtlarınız bu numaradan sonra başlayacak şekilde kaydedilir.
Sıradaki Numara: Sistem tarafından belirlenen numaradan sonraki numarayı otomatik olarak getirir.
Cari Tipi: Sisteme kaydedeceğiniz carinizin müşteri ya da tedarikçi olarak kategorize edilmesini sağlar. Bu alanda Müşteri, Tedarikçi ya da Müşteri/Tedarikçi seçeneklerinden birini tercih edebilirsiniz.
Müşteri ve tedarikçiniz için bir resim yüklemek isterseniz, ekranda bulunan ” Resim Seç” butonuna tıklayabilirsiniz. Yüklemek istediğiniz resmi seçtikten sonra dilediğiniz gibi kırpabilir ya da ölçeklendirebilirsiniz.
Müşteri ve tedarikçi bilgilerini eklerken, çok daha ayrıntılı bilgiler girebilmeniz için ekranın alt kısmında yer alan farklı sekmelerdeki bilgi kutucuklarını doldurabilirsiniz.
Müşteri ve Tedarikçi Fatura Bilgileri Sekmesi
Açık Adres: Bu alanı doldurmak zorunlu olmasa da, özellikle sevk irsaliyesi düzenleme aşamalarında hızlı işlem yapabilmek adına doldurulması önerilmektedir.
Şehir: Müşteri ya da tedarikçinin faaliyet gösterdiği şehir.
Semt: Müşteri ya da tedarikçinin faaliyet gösterdiği semt.
İlçe: Müşteri ya da tedarikçinin faaliyet gösterdiği ilçe.
Posta Kodu: Müşteri ya da tedarikçinin faaliyet gösterdiği şehir, ilçe ve semte bağlı olan posta kodu.
E-Posta: Müşteri ya da tedarikçinin aktif olarak kullandığı mail adresi.
Giriş yapılacak olan cari “Kurumsal” ise; Vergi No ve Vergi Dairesi bilgilerinin girilmesi gerekir. Carinin “Bireysel” olması durumunda ise “ Bireysel” kutucuğu tıklanır ve T.C. No girişi sağlanır.
İletişim Bilgileri Sekmesi
Müşteri veya tedarikçinizin bilgilerini sisteme girerken, iletişim bilgilerinin de girilmesi son derece önemlidir. Bu bilgilerin girilmesi için herhangi bir zorunluluk bulunmasa da, ayrıntılı liste oluşturabilmek ve bir sonraki işlemlerde zamandan tasarruf edebilmek için bu bilgileri girmenizi öneriyoruz. Müşteri ve tedarikçi iletişim bilgileri eklemek için, aşağıdaki görseldeki gibi İletişim sekmesine geçiniz.
Telefon 1: Müşteri veya tedarikçinin aktif olarak kullandığı 1. telefon numarası
Telefon 2: Müşteri veya tedarikçinin aktif olarak kullandığı ulaşılabilecek 2. telefon numarası
Faks: Müşteri veya tedarikçinin aktif olarak kullandığı faks numarası
Sorumlu 1,2,3: Müşteri veya tedarikçi olarak eklenen cari bir işletme ise, işletmede sorumlu olan kişilerin bilgileri
E-Posta 2: Müşteri veya tedarikçinin aktif olarak kullandığı alternatif mail adresi
Web Adres: Müşteri veya tedarikçinin varsa web sitesi
Müşteri ve Tedarikçi Kategoriler Sekmesi
Müşteri ya da tedarikçi kategori kodu bilgilerini girmek, carilerinizi cari listenizde ararken çok daha büyük bir kolaylık sağlar. Müşteri ve tedarikçilerinizi belirlediğiniz herhangi bir kategoriye göre ayırmak istiyorsanız, “ Kategori” sekmesini tıklayınız. Bu alana tıkladığınızda, karşınıza görseldeki gibi bir bilgi alanı otomatik olarak açılacaktır.
Müşteri ve tedarikçi listenizi, verdiğiniz hizmet ya da aldığınız hizmet bazında gruplara ayırabilirsiniz. Bu işlem, cari listenizin daha sistematik bir şekilde görüntülenmesini sağlarken aynı zamanda rapor alma, indirim uygulama ve kampanya oluşturma işlemleri sırasında kolaylık sağlayacaktır. Bu sekmede yer alan “Kategori Kodu 1,2,3,4,5” kutucuklarına, dilediğiniz kategori adını verebilirsiniz.
Müşteri ve tedarikçi kategori sekmesinde yer alan diğer bilgi kutucuklarının anlamları ise şu şekildedir;
Proje: Proje bazlı çalışan işletmelerin carilerini eklerken daha spesifik bir ayrım olması için kullanılan alandır. Bu alana, kaydetmekte olduğunuz müşteri ya da tedarikçinizin herhangi bir proje ile ilgili olup olmadığını belirtebilirsiniz.
Faaliyet Kodu: Sektörel bazlı faaliyetlerin ayrıştırılmasında ve raporlanmasında kullanılabilecek bir koddur. Cari tarafından yapılan faaliyetleri gruplandırmak ve özellikle de yurtdışı mevzuatı ile hizmet veren işletmeler için, carileri mevzuata uygun hâle getirebilmek için kullanılan bir kod çeşididir. Faaliyet kodu seçilmesi durumunda sistemde otomatik olarak bazı seçenekler gelecektir. KDV uygulanıp uygulanmayacağı, ek vergi uygulanıp uygulanmayacağı, tevkifat uygulanıp uygulanmayacağı gibi farklı seçenekler “Faaliyet Kodu” kapsamında kullanılır.
Ayraç Kodu: Firma içerisindeki verilerin yönetilmesi için yapılan detaylı görevlendirme kodudur. Firmada, hangi personel ya da personel grubunun hangi işlemlerde yetkili olup olmayacağının belirlendiği koddur. Personeller, sorumlu olduğu kodu kapsayan bilgiler dışında hiçbir veriye ulaşamazlar.
Banka Bilgileri Sekmesi
Müşteri ve tedarikçilerinize ait banka hesaplarının sisteme tanıtılması, ödeme ve tahsilat işlemlerinin daha kolay ve hızlı bir şekilde işlem yapmanızı sağlar. Müşteri ve tedarikçilerin banka bilgilerini sisteme kaydetmek için; müşteri ve tedarikçi eklediğiniz sayfanın alt kısmında yer alan Banka Bilgileri sekmesine tıklayın. Karşınıza aşağıda yer alan bilgiler kutucuğu açılacaktır.
Müşteri ve tedarikçilerinizin kullandığı birden fazla banka hesabını bu alanda kaydedebilirsiniz. Banka Adı, Şube No, Hesap No ve IBAN bilgilerini girdikten sonra, carinizin kullandığı para birimine göre farklı para birimi seçeneklerinden birini tercih edebilirsiniz.
Açılış Bakiyesi Sekmesi
Müşteri ve tedarikçi açılış bakiyesini oluşturmak, carilerinizin sizden alacaklı olması ya da size borçlu olması gibi durumların kayıt altına alınması sağlar. Bu sayesinde finans durumunuzu çok daha kolay bir şekilde yönetebilirsiniz. Müşteri ve tedarikçileriniz için açılış bakiyesi bilgisini; faturalar, iletişim, kategori ve banka bilgileri sekmelerinin hepsinin en alt kısmında görebilirsiniz.
Tarih alanına tıkladığınızda, müşteri ya da tedarikçinizin size borçlu ya da sizden alacaklı olduğu ilk tarih bilgisini girebilirsiniz.
İkinci bilgi kutucuğu ise, borç ya da alacak miktarını gireceğiniz alandır.
Üçüncü kutucukta ise, cariniz sizden alacaklı ise “Alacaklı”, size borçlu ise “Borçlu” seçeneğini tıklayın.
Gerekli bilgileri doldurmanızın ardından “ Müşteri/Tedarikçi Kaydet” butonuna tıklayarak işleminizi bitirebilirsiniz.
Bu alanda yer alan bilgilerin doldurulmasının ardından, ” Müşteri ve Tedarikçi Kaydet” butonuna tıklayarak kayıt işlemini tamamlamış olursunuz.
